Westfries Genootschap
Westfries Genootschap Archivering Bouwhistorie Creatief Westfries Geschiedschrijving Kap en Dek Landelijk Schoon

Monumentale Kerken Projector Textieloverleg Vrienden Westfries Museum Westfriese Families De Westfriese Molens

 

Delen
:



RSS

Facebook

Westfries Genootschap » Organisatie

Communicatieplan Westfries Genootschap

Inleiding
In het AB is een aantal keren de communicatie in het WFG aan de orde gesteld en aan de hand van deze notitie willen we een aanzet geven voor een discussie over het onderwerp, die moet leiden tot het vaststellen van een structuur (= het communicatieplan).
Vooraf is het goed te constateren dat we een verschil moeten maken tussen de interne communicatie en de externe communicatie. Deze notitie richt zich op de interne communicatie.

Doel
Alle communicatielijnen zodanig op elkaar af te stemmen zodat het voor iedereen duidelijk is wat de taken/verantwoordelijkheden zijn, hoe de communicatielijnen lopen, waar de informatie gehaald kan worden.

Bij elke activiteit dient vooraf nagedacht te worden over het doel ervan: wat wil je ermee bereiken. Ook is het belangrijk om bij de evaluatie te kijken of de doelstellingen daadwerkelijk behaald zijn.
Communicatiedoelstellingen zijn:

Interne doelgroepen

Wanneer we weten met welke doelgroep(en) we te maken hebben, dan bepalen we welke boodschap we willen overbrengen.

Uitvoering

Bij de uitvoering moet worden nagedacht over:

Inzet interne middelen
Bij de inzet van een middel hangt het ervan af wat de doelstelling is. Het verstrekken van informatie is per definitie eenrichtingsverkeer. Als we willen dat leden ergens over meedenken en -praten is er sprake van tweerichtingsverkeer en zullen andere middelen moeten worden ingezet. Meestal gaat het om een mix van middelen om een zo groot mogelijk effect te bereiken.

De middelen die wij kunnen inzetten zijn:
Mondeling
Jaarlijkse algemene ledenvergadering, bestuurs- en commissievergaderingen, individuele gesprekken, informele gesprekken
Schriftelijk
Het Jaarboek met daarin jaarverslag en financiële stukken, 't Vierkant, vergaderverslagen, reglementen, adressenlijst, brochures
Digitaal
Website, e-mail
Mix
Periodieke ledenbijeenkomsten, cursussen, lezingen, recepties

Draaiboek
Voor de concrete inzet van een communicatiemiddel is het zinvol een draaiboek op te stellen. In dat draaiboek komen de volgende punten aan de orde:

Planning
Wat is het juiste tijdstip waarop we de middelen inzetten voor communicatie met de doelgroep(en). Ruim de tijd nemen om iets te organiseren.
Organisatie
Hoe gaan we het organiseren, wie doet het, tijdpad.
Budgettering
Wat is nodig aan geld, middelen en mensen. Is geld beschikbaar of moet dat nog gegenereerd worden.
Evaluatie
Wat is effect geweest van alle inspanningen in het kader van doelstellingen. Herhalen of nooit meer doen.

Interne communicatie
We onderscheiden drie communicatielijnen:

Het is van belang om te weten hoe deze lijnen door de organisatie lopen en hoe ze elkaar aanvullen om zodoende eventuele miscommunicatie op te sporen. Uitgewerkt in de dagelijkse praktijk komen we tot de volgende structuur.

a. Parallelle communicatie

Communicatie bestuur → interne doelgroepen
deze communicatiestroom kenmerkt zich door vanuit één centraal punt de informatie te verstrekken aan de interne doelgroepen via de daarvoor aangewezen bestuursafgevaardigde.

b. Verticale communicatie

  1. Communicatie bestuur → commissies
    Deze communicatiestroom kenmerkt zich door tweerichtingsverkeer, d.w.z. van bestuur naar commissies en van commissies naar bestuur.
  1. Communicatie bestuur → leden

c. Horizontale communicatie
Communicatie tussen de commissies onderling.
Elke commissie maakt deel uit van het grotere geheel, het is daarom van belang dat men contact heeft met elkaar om de onderlinge communicatie goed te laten verlopen.
Plenaire commissievergaderingen. Minimaal 1x per jaar vergaderen de commissies met elkaar. De vergadering staat onder leiding van de voorzitter van het Genootschap en bij diens afwezigheid van de vice-voorzitter.
Doel is afstemmen van activiteiten, het maken/vastleggen van afspraken en het inventariseren van knelpunten. Er wordt een actiepuntenlijst gemaakt.

Opmerking:
In deze notitie is bewust geen aandacht besteed aan de stichtingen. Deze hebben immers een eigen verantwoordelijkheid op grond van hun bestaan als zelfstandig rechtspersoon.
Te overwegen zou zijn alle stichtingen te laten verklaren dat zij deze notitie onderschrijven en er (zoveel mogelijk) naar zullen handelen en dat het bestuur van het Genootschap eveneens uitspreekt de Stichtingen in dit verband gelijk te schakelen met de commissies.

Vastgesteld door het AB van het Westfries Genootschap op 4-2-2009.
De secretaris,
S. Nuveen

 


© 1924-2017 Westfries Genootschap - Contact - Sitemap

West-Friesland, een streek met karakter binnen de Omringdijk.