Inleiding
In het AB is een aantal keren de communicatie in het WFG aan de orde gesteld en aan de hand van deze
notitie willen we een aanzet geven voor een discussie over het onderwerp, die moet leiden tot het
vaststellen van een structuur (= het communicatieplan).
Vooraf is het goed te constateren dat we een verschil moeten maken tussen de interne communicatie en
de externe communicatie. Deze notitie richt zich op de interne communicatie.
Doel Alle communicatielijnen zodanig op elkaar af te stemmen zodat het voor iedereen duidelijk is wat
de taken/verantwoordelijkheden zijn, hoe de communicatielijnen lopen, waar de informatie gehaald kan worden.
Bij elke activiteit dient vooraf nagedacht te worden over het doel ervan: wat wil je ermee bereiken.
Ook is het belangrijk om bij de evaluatie te kijken of de doelstellingen daadwerkelijk behaald zijn.
Communicatiedoelstellingen zijn:
Kennisoverdracht: mensen informeren
Houding: mensen positief laten staan tegenover plannen
Gedrag: mensen daadwerkelijk laten meewerken aan de plannen.
Interne doelgroepen
Bestuur
Aan WFG gerelateerde stichtingen en commissies
Leden (actieve, rustende)
Wanneer we weten met welke doelgroep(en) we te maken hebben, dan bepalen we welke boodschap we willen overbrengen.
Uitvoering
Bij de uitvoering moet worden nagedacht over:
Welke doelgroep(en) hebben we wat te vertellen
Wat willen vertellen
Op welke termijn moet dit gebeuren
Welke interne mensen/middelen moeten we daarbij betrekken/informeren
Hoe gaan we dat organiseren
Inzet interne middelen
Bij de inzet van een middel hangt het ervan af wat de doelstelling is. Het verstrekken van informatie is per definitie eenrichtingsverkeer. Als we willen dat leden ergens over meedenken en -praten is er sprake van tweerichtingsverkeer en zullen andere middelen moeten worden ingezet. Meestal gaat het om een mix van middelen om een zo groot mogelijk effect te bereiken.
De middelen die wij kunnen inzetten zijn: Mondeling
Jaarlijkse algemene ledenvergadering, bestuurs- en commissievergaderingen, individuele gesprekken, informele gesprekken Schriftelijk
Het Jaarboek met daarin jaarverslag en financiële stukken, 't Vierkant, vergaderverslagen, reglementen, adressenlijst, brochures Digitaal
Website, e-mail Mix
Periodieke ledenbijeenkomsten, cursussen, lezingen, recepties
Draaiboek
Voor de concrete inzet van een communicatiemiddel is het zinvol een draaiboek op te stellen. In dat draaiboek komen de volgende punten aan de orde:
Planning
Wat is het juiste tijdstip waarop we de middelen inzetten voor communicatie met de doelgroep(en). Ruim de tijd nemen om iets te organiseren. Organisatie
Hoe gaan we het organiseren, wie doet het, tijdpad. Budgettering
Wat is nodig aan geld, middelen en mensen. Is geld beschikbaar of moet dat nog gegenereerd worden. Evaluatie
Wat is effect geweest van alle inspanningen in het kader van doelstellingen. Herhalen of nooit meer doen.
Interne communicatie
We onderscheiden drie communicatielijnen:
Parallelle
Verticale
Horizontale
Het is van belang om te weten hoe deze lijnen door de organisatie lopen en hoe ze elkaar aanvullen
om zodoende eventuele miscommunicatie op te sporen. Uitgewerkt in de dagelijkse praktijk komen we tot
de volgende structuur.
Wat is mijn taak
Hoe kunnen we als bestuur, als commissie, als lid een bijdrage leveren aan een optimaal communicatieklimaat
a. Parallelle communicatie
Communicatie bestuur → interne doelgroepen
deze communicatiestroom kenmerkt zich door vanuit één centraal punt de informatie te verstrekken
aan de interne doelgroepen via de daarvoor aangewezen bestuursafgevaardigde.
Het bestuur legt 1x per jaar , mondeling verantwoording af voor het gevoerde beleid tijdens de algemene jaarvergadering. Daar kan iedereen vragen stellen over het gevoerde beleid en het toekomstig beleid. Ieder lid krijgt van tevoren schriftelijk de agenda en de jaarstukken thuis gestuurd.
Het bestuur stelt een uiterste datum voor de commissies voor het inleveren van het jaarverslag.
Het bestuur kan in bijzondere gevallen een extra ledenvergadering houden.
Het bestuur heeft een beleidsplan voor de komende jaren, dat als leidraad moet fungeren voor de toekomst. Dat beleidsplan is besproken op de ALV. Het bestuur zorgt ervoor dat alle leden op de hoogte zijn van dit plan.
Het jaarplan zorgt voor een goede afstemming van activiteiten die plaatsvinden.
Het bestuur zorgt ervoor dat alle commissies hun jaarplannen indienen. Het bestuur bewaakt dit jaarplan en treedt zonodig in overleg met de commissies. De commissies krijgen te horen of hun jaarplan is goedgekeurd. De toegekende financiën worden tevens schriftelijk bekend gemaakt aan de commissies.
Voor de aanvang van een kalenderjaar worden de bestuursvergaderingen gepland van dat kalenderjaar. Hiervan wordt mededeling gedaan in de periodiek van het Genootschap.
In de periodiek van het Genootschap heeft het bestuur de mogelijkheid om zaken aan de orde te stellen die besproken zijn in de bestuursvergaderingen. Deze informatie is voor ieder lid te lezen. Actiepunten voor commissies worden aangegeven. Elk bestuurslid is verantwoordelijk voor één of meerdere commissies.
De Statuten worden op de website geplaatst. Ook een evt. vast te stellen Huishoudelijk Reglement zal op de website worden geplaatst. Desgewenst kunnen leden van beide een schriftelijk exemplaar ontvangen.
b. Verticale communicatie
Communicatie bestuur → commissies
Deze communicatiestroom kenmerkt zich door tweerichtingsverkeer, d.w.z. van bestuur naar commissies en van commissies naar bestuur.
Jaarlijks is er in ieder geval één keer overleg tussen de commissies en het bestuur.
Commissies kunnen op eigen verzoek vragen stellen tijdens bestuursvergaderingen. De commissies worden op de hoogte gehouden van het vergaderschema van het bestuur.
Het bestuurslid dat is aangewezen als contactpersoon tussen een commissie en het AB draagt in zijn/haar takenpakket zorg voor de coördinatie tussen het AB en die commissie.
De commissie verantwoorden zich op de Algemene Leden Vergadering via een jaarverslag in het Jaarboek.
De commissies maken jaarlijks een jaarplan dat zij inleveren bij het bestuur. Het bestuur stelt aan de hand van het jaarplan financiën ter beschikking aan de desbetreffende commissies. Het bestuur gaat al dan niet akkoord met een jaarplan.
Er wordt naar gestreefd dat elk commissielid een taakomschrijving heeft met daarin taken en verantwoordelijkheden. In beginstel is de desbetreffende commissie belast met het opstellen van een dergelijke taakomschrijving.
Alle activiteiten worden ingepland in een jaarkalender. Deze dient up-to-date te zijn en wordt in het bezit gesteld van alle commissieleden. De jaarkalender wordt bewaakt door de secretaris van het bestuur.
De commissies maken van elke vergadering een verslag (actielijst) dat zij naar het secretariaat sturen. Zo kan het bestuur volgen wat er in de commissies wordt besproken en eventuele problemen snel onderkennen.
Om een vlotte interne communicatie te bevorderen is het raadzaam om deze communicatie te laten verlopen via e-mail.
Communicatie bestuur → leden
Deze communicatie vindt vrijwel uitsluitend plaats via de periodiek van het Genootschap en waarin het bestuur (via de voorzitter) uitleg geeft over de gang van zaken. Bij vragen kan ieder lid altijd het bestuur persoonlijk benaderen om uitleg. Ook kan het bestuur voor mededelingen gebruik maken van de website.
Op de website zal een rubriek bestuursmededelingen' worden geopend. Deze rubriek zal door en onder verantwoordelijkheid van de secretaris worden gevuld.
c. Horizontale communicatie
Communicatie tussen de commissies onderling.
Elke commissie maakt deel uit van het grotere geheel, het is daarom van belang dat men contact heeft met elkaar om de onderlinge communicatie goed te laten verlopen.
Plenaire commissievergaderingen. Minimaal 1x per jaar vergaderen de commissies met elkaar. De vergadering staat onder leiding van de voorzitter van het Genootschap en bij diens afwezigheid van de vice-voorzitter.
Doel is afstemmen van activiteiten, het maken/vastleggen van afspraken en het inventariseren van knelpunten. Er wordt een actiepuntenlijst gemaakt.
Opmerking:
In deze notitie is bewust geen aandacht besteed aan de stichtingen. Deze hebben immers een eigen verantwoordelijkheid op grond van hun bestaan als zelfstandig rechtspersoon.
Te overwegen zou zijn alle stichtingen te laten verklaren dat zij deze notitie onderschrijven en er (zoveel mogelijk) naar zullen handelen en dat het bestuur van het Genootschap eveneens uitspreekt de Stichtingen in dit verband gelijk te schakelen met de commissies.
Vastgesteld door het AB van het Westfries Genootschap op 4-2-2009.
De secretaris,
S. Nuveen