Reglement voor aanvragen van bijdragen uit het Publicatiefonds van het Westfries Genootschap vanaf 1 januari 2025

Doelstelling van het Publicatiefonds

Door wie kunnen aanvragen worden gedaan?

Statuten

1. De vereniging stelt zich ten doel de geschiedenis van haar werkgebied, haar bewoners en van het streekeigene en de daarin optredende veranderingen te onderzoeken en vast te leggen en streeft er naar een kenniscentrum te zijn voor de cultuurhistorie van Westfriesland.
2. De vereniging tracht dit doel te bereiken door:
   1. Het bevorderen of instellen van onderzoek naar de cultuurhistorie van Westfriesland, bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, naar de kleding, de tradities, het dialect, het landschap, de gebouwde omgeving, de agrarische sector en andere bedrijvigheid;
   2. Het uitgeven van een jaarboek en andere vormen van publicaties op papier en digitaal en het verlenen van medewerking aan publicaties van anderen;
   3. Het houden van lezingen, het geven van cursussen en het organiseren van excursies en andere bijeenkomsten;
   4. Het uitreiken van prijzen;
   5. Het samenwerken en/of onderhouden van betrekkingen met andere instellingen met een soortgelijk doel;
   6. Alle andere wettige middelen, die voor het bereiken van het doel der vereniging bevorderlijk kunnen zijn.
3. De vereniging richt zich tot het bereiken van haar doelstelling op de gehele bevolking van het werkgebied, alsmede op hen die zich daarbij betrokken voelen.

Voorwaarden

1. De publicatie moet bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen van het Westfries Genootschap.
2. De publicatie moet nieuw zijn en mag geen heruitgave of samenvatting van oude publicaties zijn. Het behandelen van nieuwe en nog niet of weinig behandelde onderwerpen is een pre.
3. De publicatie mag geen roman, verzameling van gedichten en dergelijke zijn.
4. Jaarboeken en regelmatig terugkerende periodieken komen niet voor een bijdrage in aanmerking.
5. In boeken dient het ISBN nummer en de naam van de uitgever te worden vermeld.
6. In boeken of andere publicaties moet worden vermeld dat de publicatie tot stand is gekomen met steun van het Westfries Genootschap

Aanvraagprocedure

1. Aanvragen kunnen worden ingediend bij het bestuur van het Westfries Genootschap Postbus 2125 1620 EC Hoorn of via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
2. Bij de aanvraag dient een omschrijving van de publicatie en de doelgroep, alsmede een begroting van uitgaven en inkomsten te worden overlegd en offertes die de begroting onderbouwen.
3. In de begroting mag geen post voor onderzoeks- en auteursvergoeding zijn opgenomen. Voor aanvragen door eigen commissies van het Westfries Genootschap kan van deze regel met goedkeuring van het Algemeen Bestuur worden afgeweken.

Beslissing over aanvragen

1. Over ingediende aanvragen beslist het Algemeen Bestuur van het Westfries Genootschap na advies van de Commissie Geschiedschrijving en Westfriese Biografieën.
2. Het indienen van een aanvraag betekent niet dat er ook recht op een bijdrage bestaat. Dat is zoals bij a. aangegeven aan het Algemeen Bestuur.

Afronding en uitbetaling

1. Binnen drie maanden na afronding van het project dient de aanvrager een kort verslag en een financieel overzicht in bij het Algemeen Bestuur. Daarbij worden bewijsstukken als kopieën van nota’s en betalingsbewijzen die minimaal 90 % van de uitgaven onderbouwen, overlegd. Ook wordt vermeld op welke bankrekeningnummer de bijdrage moet worden overgemaakt met daarbij een kopie van een bankafschrift dat niet ouder is dan twee maanden.
2. Als het om papieren uitgaven gaat, dienen bij de afrekening twee gratis bewijsexemplaren te worden gevoegd.
3. Binnen drie maanden na ontvangst van de eindafrekening beslist het Algemeen Bestuur of de uitvoering van het project en de verantwoording aan de voorwaarden van het Publicatiefonds voldoen en volgt uitbetaling van de bijdrage. Niet tijdige beantwoording van eventuele vragen over de verantwoording kan tot vertraging van de beslissing en uitbetaling leiden.

Slotbepaling